Um evento é formado por pessoas que se reúnem em um acontecimento que possui objetivos institucionais, comunitários, promocionais ou celebrativos.
Organizar um evento não precisa ser um desafio. Em um primeiro momento pode parecer complexo, muita coisa ao mesmo tempo e até prazos apertados. Mas precisamos lembrar que organizar um evento e proporcionar momentos inesquecíveis para as pessoas que participarão, é muito satisfatório.
Precisamos pensar em um evento como um projeto, no qual temos informações, cronograma, riscos, custos e até um escopo definido, já que um evento só é válido quando tem um objetivo claro.
Por isso, conseguimos criar fases dentro do período pré-evento onde é possível visualizar cada etapa e definir responsáveis. Afinal, delegar também faz parte da organização de eventos.
Planejar um evento passa por algumas etapas importantes e, por isso, vamos apresentar um passo a passo para te orientar e facilitar quando você for iniciar a organização dos seus eventos. Confira abaixo.
- Estabeleça os objetivos do seu evento
- Defina o seu público
- Escolha a melhor data
- Determine um local
- Delegue uma equipe
- Crie um cronograma
- Faça o orçamento
- Contrate fornecedores comprometidos
- Tenha uma estratégia de divulgação
- Certifique-se que não esqueceu de nada
Estabeleça os objetivos do seu evento
Devemos sempre começar pensando o por quê vamos fazer um evento, já que vamos reunir pessoas em um acontecimento que precisa ter propósito. Por isso, a organização de um evento deve começar pelo seu objetivo geral e se desdobrar para objetivos específicos. Mas o que isso significa? Vem ver:
Objetivo geral: definir a ideia central do seu evento. O que você pretende com esse evento? Se for preciso, descreva de forma objetiva a finalidade pela qual você está realizando esse evento.
Lembre-se de descrever sempre com o verbo no infinitivo em, no máximo, duas linhas.
Objetivos específicos: é o desdobramento do objetivo geral em ações específicas que fazem parte do processo para atingi-lo.
Importante que sejam, no máximo três e sigam a objetividade do objetivo geral.
Para ficar mais claro, vamos apresentar alguns exemplos:
Em um evento relacionado a prêmio:
Objetivo geral: Premiar os restaurantes destaques de 2023
Objetivos específicos: Reunir os donos dos restaurantes indicados a destaque em um jantar;
Apresentar a metodologia de premiação;
Premiar os vencedores de acordo com cada categoria.
Em uma convenção de vendas:
Objetivo geral: Motivar os vendedores para atingirem as metas no próximo ano fiscal.
Objetivos específicos: Apresentar os números do último ano;
Oferecer uma palestra sobre vendas;
Formar grupos de trabalho para discutir os métodos para atingir as metas no próximo ano.
Em um casamento:
Objetivo geral: Unir um casal em matrimônio.
Objetivos específicos: Realizar a cerimônia de casamento no civil e religioso;
Reunir as famílias do noivo e da noiva;
Oferecer uma festa em comemoração ao matrimônio.
Defina o seu público
Pronto! Agora já sabemos porque vamos fazer um evento, então vamos para o segundo passo: definir quem serão os convidados. E aí surge a dúvida relacionada a quantidade e, se não houver limites, podemos extrapolar outras variáveis, como local e orçamento.
Ao organizar o evento, faça uma lista de convidados. Isso é muito comum, até para entender se não está esquecendo ninguém e para ter uma noção mais concreta do número de pessoas.
Mas e se essa lista começar a ficar infinita? Crie um corte, se perguntando se cada pessoa está alinhada com o objetivo do evento. É importante atingir os maiores interessados, além das pessoas que vão ser essenciais para atingir os objetivos do evento.
Muitas vezes é necessário contar com a ajuda de pessoas externas para montar essa lista, mas, é importante que todos estejam alinhados com os objetivos.
Escolha a melhor data
A data do evento é um elemento muito importante e, por isso, essencial para o sucesso do evento que você está organizando. Afinal, sem pessoas participando, não há evento.
Fique atento ao calendário, evite feriados ou datas próximas, pois são datas mais propícias para viagens. Sabendo quem é o seu público-alvo, você também consegue entender que dias da semana são mais tranquilos, já que, quanto menos impacto na agenda das pessoas, mais público terá o seu evento.
Se você ainda tem dúvidas, faça uma pesquisa rápida, via conversas mesmo ou até via formulário virtual. O importante é garantir que o público estará disponível e dedicado ao evento na data escolhida.
Determine um local
Assim como a data é fundamental, o local do evento também é um fator crítico de sucesso na organização de um evento. Para que essa escolha seja assertiva, tenha alguns dados em mãos:
- Quantidade estimada de convidados;
- Perfil do público;
- Estacionamento;
- Acessibilidade;
- Rotas para acesso ao local;
- Capacidade do espaço;
- Segurança;
- Estrutura (conexão de internet, áudio, vídeo, iluminação)
Garanta que seus convidados terão conforto e se sentirão bem no local do evento. Para isso, aceite sugestões, faça um checklist, visite locais para conhecer e, principalmente, verifique questões contratuais como exclusividade para apenas um evento, política de cancelamento e reembolso, além de condições para uso dos locais (fornecedores específicos, valor de adiantamento para reserva para garantia da data, etc.).
Delegue uma equipe
Você já deve ter percebido que organizar eventos dá um trabalho danado. Pois é, e vou te contar um segredo: fazer isso sozinho pode ser bem desgastante. Por isso, conte com a ajuda de uma equipe.
Não há necessidade de ter uma grande equipe, mas delegar é essencial para que cada membro da equipe entregue com agilidade e tenham a certeza de que há um especialista trabalhando da melhor maneira.
Para que a organização seja impecável e não se percam informações, utilize metodologias ágeis para gestão. Um kanban pode funcionar bem, seja na sua versão física (post-its coloridos em uma parede) ou digital através de planners (Trello, Asana, Monday, etc)
O importante é delegar responsabilidades e ficar atento às entregas para garantir um evento impecável.
Crie um cronograma
E se for para organizar um evento, que seja impecável. Então, conte com uma ferramenta crucial: O cronograma!
Inicie fazendo um exercício “de trás para frente” colocando a data do evento e trabalhando as tarefas de acordo com os prazos dos fornecedores, das entregas de materiais, das montagens de salas para que esteja tudo de acordo para o dia do evento.
Lembre-se que o importante é mapear todas as etapas com a equipe e garantir que tudo esteja pronto a tempo. Não esqueça de computar o tempo de logística, montagem e não deixe nada para o dia do evento.
Faça o orçamento
Enfim chegou a hora de falar em orçamento. Definido tudo o que é preciso, já é possível entender o que é possível absorver internamente e o que é preciso contratar fornecedores.
Antes de solicitar os orçamentos, crie uma metodologia para isso. Mapeie todos os pontos que precisam de fornecedores, levante pelo menos três fornecedores por ponto. Só então formate e-mails, mensagens e solicite as cotações.
Atenção, é importante comparar preços, mas melhor ainda é entender qual o melhor custo/benefício para o que você precisa. E, nem sempre o mais barato será melhor para o seu evento.
Contrate fornecedores comprometidos
Muito mais que um orçamento que cabe no seu bolso, é ter fornecedores com quem você tenha possibilidade de negociação, comprometimento e qualidade nas entregas. Por isso, um ponto de atenção é fazer um reunião prévia, combinar o passo a passo da entrega, trocar contatos e, principalmente, alinhar as suas expectativas como organizador do evento.
É muito importante contar com parceiros comprometidos, por isso, ainda pode ser feita uma reunião pré-evento, com uma semana de antecedência, por exemplo, onde é possível repassar o passo a passo, definir datas, horários e locais, a fim de minimizar erros e garantir o sucesso do evento.
Tenha uma estratégia de divulgação
Pronto! Já que nosso evento está com um passo a passo bem definido na operação, é hora de acionar o marketing, ou de fazer o seu próprio marketing. Divulgar o evento é sempre um desafio, mas comece planejando o tema do evento.
Baseie suas ações nos canais mais relevantes para o público e, principalmente, utilize um tom de voz que impacte positivamente, gerando valor para o seu evento, afinal, dá um trabalho enorme!
Lembre-se de ter um sistema de inscrição que te ajude com as confirmações e com as informações dos participante, para que você possa manter contato com as pessoas no pré, durante e pós evento. Alguns eventos possuem até aplicativos, quando essa comunicação precisa ser massiva, mas se não for seu caso, apele por comunidades ou grupos de Whats App, e-mail, grupos em redes sociais, etc.
Aqui vai uma lista de materiais de divulgação que pode te ajudar:
- E-mails marketings;
- Cards de Whats App;
- Vídeos e imagens para redes sociais;
- Orientações para participantes;
- Convites;
- Materiais para o dia do evento (identificação de locais, mesas, dinâmicas, etc)
Certifique-se que não esqueceu de nada
Ufa! Nosso passo a passo finaliza aqui. Dá um trabalhão, não é mesmo? Mas é muito satisfatório. Acredite, seguindo esses passos, você terá um evento de sucesso.
Mas, se pudermos deixar uma última dica, não confie somente na sua memória. Deixe documentado, crie agendas e lembretes e, principalmente, conte com a equipe para delegar funções e não acumular tudo em uma pessoa só.
Na data do evento, aproveite para curtir um pouco também. Sabemos que é cansativo, mas nada supera a sensação maravilhosa de dever cumprido. E você vai merecer sentir essa satisfação!
Conclusão
Um evento de sucesso começa com um bom planejamento. Por isso, esse passo a passo tem o intuito de deixar sua jornada mais fluida e, principalmente, te ajudar a não se desesperar quando o assunto é organizar um evento.
Se esse é o seu primeiro evento, conte com a ajuda de pessoas mais experientes, troque ideias, faça networking e principalmente, se dedique a planejar. Esse tempo não é perdido, é investido. Acredite, é muito mais vantajoso.
Mas agora a dica de ouro: você quer contar com profissionais com experiência e dedicação de mais de 20 anos em Gastronomia para eventos sociais e corporativos: Fale com a Olive! Contamos com equipe completa para fazer do seu evento uma experiência incrível.
